REGOLAMENTO NOTA SPESE (rev. 1.0)

SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente regolamento ha lo scopo di definire i criteri di ammissibilità al rimborso delle spese sostenute dai soci di MANAGER WHITELIST in occasione di viaggi per attività associative, istituzionali e/o per la promozione della associazione.

NORME GENERALI

Saranno ammesse al rimborso le spese elencate nel modulo di Rimborso spese, sostenute nel rispetto dei criteri successivamente definiti, corredate dei documenti giustificativi in originale.

E’ necessario indicare con chiarezza sul modulo i motivi del viaggio, indicando tutte le riunioni/incontri/attività e allegando lettera di convocazione/invito.

VIAGGI

I viaggi devono essere normalmente effettuati utilizzando mezzi di trasporto pubblico (treno, aereo).

Per gli spostamenti urbani, dove possibile, si raccomanda di utilizzare metropolitana, autobus, tram, ricorrendo al taxi solo se strettamente necessario.

L’utilizzo dell’auto propria ha carattere di eccezionalità ed è di seguito regolamentato.

Quando possibile, si raccomanda di utilizzare le eventuali offerte promozionali sia per viaggi aerei sia ferroviari.

Sono di seguito definite alcune norme particolari per tipo di viaggio:

I mezzi preferenziali sono:

a) TRENO

       Vengono rimborsati i viaggi con tariffa più economica al momento

b) AEREO

       Per i viaggi aerei è rimborsata la tariffa più economica presente al momento.

c) TAXI

Il rimborso delle spese di Taxi è condizionato dalla presentazione di regolare ricevuta giustificativa, con precisa indicazione sulla stessa del percorso, anche a mano del richiedente.

Caso AUTO PROPRIA

L’utilizzo dell’auto propria deve avere carattere di eccezionalità possibilmente con più persone (es. distanza, orari, ubicazione delle località di partenza e destinazione, che non consentano un ragionevole impiego di treno o aereo), avviene a rischio e pericolo del conducente e l’Associazione non risponde di eventuali danni di qualunque genere e ordine incluse le eventuali contravvenzioni.

Il rimborso avverrà in base alla percorrenza chilometrica, nella misura dell’80% degli importi previsti dalle tabelle ACI, consultabili nel sito web www.aci.it, riferiti alla percorrenza di 20.000 km/anno, con i seguenti limiti:

• Percorrenza massima: 600 km
• Importo massimo: 0,60 euro/km

PERNOTTAMENTI

Salvo eccezioni motivate da indisponibilità o altro, da riportare nel campo Note del modulo, per i pernottamenti dovranno essere utilizzati alberghi di categoria non superiore a 3 stelle.

VITTO

Le spese di vitto sono riconosciute a piè di lista. Per pasti effettuati in ristoranti è fissato il limite massimo di 40,00 euro, salvo casi eccezionali da giustificare in sede di presentazione della richiesta di rimborso.

ALTRE SPESE E SPESE DI RAPPRESENTANZA

Sono riconosciute altre spese personali esclusivamente funzionali e strettamente correlate all’attività di servizio svolta. Eventuali spese di rappresentanza dovranno essere preventivamente autorizzate.

Il richiedente dovrà elencare le suddette spese, con giustificazione dei motivi, nel modulo di rimborso.

DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI

Le richieste di rimborso dovranno essere corredate di documenti giustificativi in originale (ricevute fiscali dove applicabile). In caso di spese non documentabili il richiedente dovrà riportare tali spese nelle apposite caselle del modulo. Il modulo dovrà essere tassativamente firmato dal richiedente per attestare la veridicità di quanto indicato.

AUTORIZZAZIONI

Le richieste di autorizzazione viaggio sono inviate via mail al Tesoriere, al Presidente e da 1 Consigliere.

ECCEZIONI

Le eccezioni alla seguente procedura saranno approvate con la firma del Tesoriere più 2 Consiglieri.